Tugas Staff Administrasi Perkantoran

Tak sekadar surat-menyurat, berikut ini adalah beberapa tugas yang diemban oleh karyawan-karyawan bagian administrasi perkantoran.

1. Melakukan input data

Input data merupakan salah satu tugas fundamental seorang admin kantor. Input data ini adalah cara perusahaan untuk mengolah data/informasi yang dikumpulkan—baik dalam bentuk formulir, dokumen, non-dokumen, atau dalam bentuk lainnya, lalu mengolahnya menjadi bentuk dokumen.

2. Mengelola dokumen kantor

Dokumen adalah aset penting bagi perusahaan. Karenanya, perlu seseorang yang bisa dipercaya dan memiliki kemampuan untuk mengelola dokumen perusahaan dengan baik.

3. Menerima panggilan telepon

Admin kantor juga menerima panggilan telepon dari pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Karena alasan inilah, penting bagi seorang admin kantor untuk memiliki skill komunikasi yang baik. 

4. Mengarsip dan merekap data yang masuk

Tak hanya input data, tugas administrasi perkantoran juga berkaitan dengan pengarsipan serta perekapan data yang masuk. Dengan proses ini, divisi lain di perusahaan atau stakeholder bisa menggunakan data yang sudah diarsip dan direkap tanpa perlu mengolah data lagi.

5. Menyiapkan perlengkapan serta peralatan kantor

Tidak hanya surat menyurat, admin kantor juga memegang tanggung jawab dalam notulensi penyediaan perlengkapan serta peralatan kantor. Nantinya, notulensi ini bisa dijadikan sebagai bahan laporan yang perlu diketahui pihak atasan serta para stakeholder.

6. Menyiapkan akomodasi perkantoran

Selain lima tugas di atas, admin kantor juga menyiapkan meeting, menyiapkan akomodasi dan tiket perjalanan dinas, serta mengurus peminjaman ruangan. 

7. Membuat agenda

Contoh agenda yang bisa dibuat oleh admin kantor misalnya seperti agenda meeting dengan klien. Nantinya, admin kantor juga akan menyediakan apa saja yang dibutuhkan untuk mengadakan meeting dengan klien.